Chargé(e) de Mission moyens généraux

En lien direct avec la Directrice des Ressources Humaines et des Moyens Généraux, vous avez pour mission de mettre en œuvre les actions nécessaires à la maintenance et l’entretien des infrastructures du site (bâtiment, matériel) ainsi que du parc automobile. Vous assurez également la mise à disposition des services, fournitures et équipements adaptés aux besoins des collaborateurs de la SCSNE.

Vos activités s’articulent autour des principaux axes suivants :

Locaux

• Définir et organiser la mise en œuvre des plans de maintenance des équipements (électriques, chauffage, ventilation, sanitaires, etc…) en lien direct avec le prestataire en charge de la maintenance multi-technique des bâtiments et superviser les interventions
• Déclencher les interventions de maintenance curatives nécessaires
• Assurer le suivi de l’entretien des locaux en lien direct avec le prestataire
• Programmer et superviser les opérations de sécurité : exercices d’évacuation, alarme incendie, formation incendies
• Planifier, organiser et suivre la mise en œuvre des petits travaux nécessaires au sein des locaux
• Organiser et mettre en œuvre les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail
• Assurer le lien avec les propriétaires des locaux

Parc automobiles

• Planifier, organiser la mise en œuvre et suivre les opérations de maintenance préventives du parc de véhicules de la société ainsi que les opérations de maintenance en cas de pannes ou de dysfonctionnements
• S’assurer régulièrement du bon fonctionnement des véhicules, de leur propreté et mettre en œuvre les opérations correctives adaptées en cas de problèmes constatés
• Mener les études nécessaires à l’adaptation du parc de véhicules au regard des nouveaux besoins de la structure
• Organiser la gestion du pool de véhicules de service
• Assurer le suivi des prestations connexes : carte carburant, télépéage etc.…et intervenir auprès des prestataires en tant que de besoin
• Renseigner les collaborateurs de la SCSNE et leur apporter un soutien sur toutes questions relatives à l’utilisation des véhicules de société

Équipements et fournitures diverses

• Assurer l’approvisionnement et le suivi des stocks de fournitures diverses : fournitures de bureaux, produits d’entretien etc…
• Assurer l’approvisionnement, la distribution et le suivi des stocks d’EPI (Équipements de Protection Individuelle)

Services aux utilisateurs

• Planifier et mettre en œuvre l’organisation logistique nécessaire pour certains évènements se déroulant au sein même des locaux de la société (organisation des salles de réunion, des équipements nécessaires etc…)
• Veiller au bon fonctionnement de l’ensemble des équipements et au niveau de l’approvisionnement des fournitures indispensables à l’utilisation des locaux / des équipements
• Assurer le suivi des abonnements divers (abonnements presses, revues métiers etc…)

Gestion administrative – tous domaines confondus

• Assurer les achats nécessaires dans le respect du code de la commande publique pour répondre aux besoins exprimés
• Piloter l’exécution des contrats de prestations de services et de fournitures
• Élaborer des tableaux de bord concernant les suivis financiers et budgétaires relatifs aux domaines d’activités confiés et à l’utilisation des équipements
• Mettre en place des process, élaborer des procédures, guides utilisateurs concernant l’utilisation des locaux, des véhicules ou des équipements afin d’accompagner au mieux les collaborateurs
• Rédiger des notes et courriers divers
• Proposer toute adaptation rendue nécessaire au regard de l’évolution des besoins de la structure, de la réglementation ou de l’évolution de l’état du marché dans le domaine concerné